Votre logiciel de caisse est-il aux normes ?

Loi anti-fraude TVA : les questions et les réponses

• Que dit la loi ?

  L’article 88 Loi de Finances pour 2016, oblige les commerçants qui enregistrent les règlements de leurs clients sur un logiciel de caisse, d’utiliser des systèmes de caisses enregistreuses sécurisés, certifiés ou attestés à compter du 01/01/2018

• Quel est l'objectif ?

  Lutter contre la fraude fiscale (recettes non exhaustives, fraude à la TVA, …) autrement dit  » le Black  » – et mettre fin aux logiciels frauduleux qui permettaient de modifier les encaissements en fin de journée.

• Qui est concerné ?

  Toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion d’un système de caisse :

  • Personnes physiques ou morales
  • De droit privé ou public

  Les e-commerçants doivent disposer de logiciels certifiés comme tous commerçants ayant des magasins physiques, seules les personnes qui, actuellement, n’utilisent pas de caisse enregistreuse informatique ne sont pas concernées.

• Quelles sont les caractéristiques imposées ?

  1) Inaltérabilité : non modification des transactions enregistrées. Les corrections apportées à des opérations de règlement doivent être faites par des opérations en « plus » ou en « moins ».
  2) Sécurisation : les pièces justificatives émises, tickets de caisse, mais aussi factures nominatives émises doivent être sécurisées (y compris sur fonctions « école », « test », « démonstration »)
  3) Conservation et archivage : conservation de toutes les données en détail. Le système doit prévoir une clôture avec report des totaux.

• Comment savoir si une caisse est conforme ?

  L’éditeur du logiciel doit avoir délivré une attestation conforme à un modèle fixé par l’administration, ou le logiciel doit correspondre à la norme AFNOR NF 525
  Pour les entreprises qui ont développé elles-mêmes leur logiciel de caisse, un audit externe est nécessaire pour obtenir un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L.433-4 du code de la consommation.

• Et pour ceux qui n'ont pas de caisse enregistreuse ?

  L’article 286-3 précise que si l’entreprise n’utilise pas un tel système, elle doit reporter chaque jour sur un cahier sans blanc ni rature les opérations en distinguant les opérations par taux de TVA (et éventuellement celles non soumises).
  Seules les opérations  » au comptant  » inférieures à 76 € (par opération) peuvent être inscrites globalement à la fin de chaque journée. Les opérations supérieures à cette limite doivent être inscrites séparément.

• Quid de ceux qui utilisent Excel ?

  Ce type de logiciel n’est pas considéré comme un logiciel de caisse de gestion ou de comptabilité.
  Ces logiciels ne prennent en compte que le report des cumuls de fin de journée et ne peuvent intégrer des opérations unitaires supérieures à 76 €. Ils ne peuvent faire l’objet d’une centralisation mensuelle pour la saisie en comptabilité. Les opérations comptables doivent être saisies au jour le jour. Il est donc recommandé de généraliser les intégrations automatiques des feuilles EXCEL.

• Quelles sanctions ?

  S’il y a défaut de présentation d’une attestation lors d’un contrôle inopiné de l’administration dans les locaux professionnels ou en cas de perte de valeur probante des données qui concourent à la formation des résultats comptables et fiscaux, l’amende est de 7 500 € par logiciel et elle est renouvelée si un certificat de conformité n’est pas présenté dans les 60 jours. Une amende qui touche également l’éditeur du logiciel, à raisons de 15% du C.A., avec solidarité de l’utilisateur.