Acquérir ou changer son logiciel de caisse : Pourquoi c’est important ?

Les grandes enseignes ont vite compris les bénéfices qu’elles pouvaient tirer des logiciels de caisse et de gestion. De même, beaucoup de commerçants s’en sont équipés, car il n’y a pas de « petites boutiques », mais des commerces qui font des bénéfices et d’autres qui ont trop de pièces invendues ou de clients non relancés ! La question n’est donc plus pourquoi, mais comment s’informatiser ?

Tout d’abord il est important de n’avoir aucun à priori sur les technologies numériques, car elles sont devenues l’allié indispensable de tout chef d’entreprise, en apportant des réponses innovantes et efficaces à chacune de ses questions. Et c’est particulièrement vrai pour le commerçant qui doit piloter son affaire en anticipant les ventes, surveillant ses stocks, en veillant sur ses vendeurs, tout en conservant une attention à ses clients ! Une performance rendue possible en gardant un œil sur son écran – tactile de préférence – afin d’avoir en permanence toutes les informations délivrées par un logiciel spécifiquement paramétré. Tour d’horizon des questions qu’il faut se poser avant de s’équiper.

Bien définir ses besoins

Avant tout, il est nécessaire de réaliser une étude sérieuse de vos besoins. Si tous les logiciels permettent la gestion des stocks comme des encaissements, tous ne le font pas spécifiquement pour des métiers comme ceux du secteur de la mode ou de la cigarette électronique, par exemple. Et si certains sont intuitifs, d’autres peuvent se révéler être de véritables « usines à gaz », surtout si vous n’êtes pas encore équipé ou pas forcément à l’aise avec un logiciel. Toutefois les programmes leader dans l’équipement des boutiques, tels que PHIMAG et Kwisatz offrent beaucoup de souplesse, d’intuitivité et surtout, ce type de « logiciel métier » appelé aussi progiciel, est parfaitement adapté au fonctionnement des magasins indépendants. Ainsi le commerçant, même néophyte en informatique mais qui connait bien son métier, retrouvera assez facilement tous ses actes de gestion à portée de souris ou à partir de l’écran tactile.

Le logiciel deviendra vite indispensable pour la gestion courante et surtout il se révélera être d’une aide précieuse lors de la prise de décisions. Combien de paires de chaussures dois-je acheter dans ce type de modèle ? Comment répartir mes différents budgets d’achats entre les marques ? Quel est mon taux de sortie ? Quel chiffre d’affaires pourrais-je escompter lors de ma prochaine campagne SMS ou e-mailing ? Des réponses à des projections ou des chiffres instantanés, comme le montant du stock ou le nombre de clients actifs ou absents… qui vous permettront de savoir à tout moment où vous en êtes et quelles actions engager pour « faire du chiffre » ou remonter le taux de marge par exemple. Si le programme doit être efficace lors des encaissements, où l’on attend rapidité d’exécution et intuitivité afin de faciliter les passages en caisse, il doit délivrer des statistiques fiables et pertinentes lorsque l’on passe en mode gestion (stock, analyses des ventes, inventaire,…). Un pré-requis nécessaire, mais pas suffisant. Gérer c’est bien, anticiper c’est mieux, surtout en période de crise et dans un univers concurrentiel.

Dés lors, il faut bien s’assurer que les fonctions marketing tels que la gestion de la fidélité ou l’envoi de texto sont bien comprises – en série – dans le logiciel. Enfin et surtout dans le secteur de la mode, le logiciel doit être parfaitement adapté au métier (gestion des tailles, coloris, pointures, bonnets, matières…) et ce pour la gestion d’une ou plusieurs boutiques, tout en intégrant un éventuel site e-commerce. Tout un programme ! Un programme qui doit suivre l’évolution de votre entreprise et qu’il n’est pas facile, mais nécessaire de changer lorsque l’on n’a pas pris les bonnes décisions.

Bien choisir son prestataire

Nombreux sont les logiciels capables de gérer le stock et les encaissements d’un magasin.
Cependant, une fois que l’on confronte ces programmes aux besoins précis des boutiques indépendantes et que l’on demande des références vérifiables… la liste est beaucoup plus courte. À cela s’ajoute d’autres critères tel que le prix. Sachant qu’il faut compter environ 1000 à 1200 € pour acquérir un logiciel efficace et doté de toutes les fonctionnalités adaptées spécifiquement à chaque métier, le critère de son prix est à relativiser quand grâce à lui, dirigeant comme salariés, vont gagner du temps chaque jour. Quid d’une économie de 300 ou 400 €, si vous devez ensuite perdre des heures en utilisation ou racheter « un vrai logiciel métier », sans compter les ressaisies et autres pertes de temps à la clef.

Le choix d’un logiciel demande un peu de temps, une vraie réflexion et une démonstration détaillée sur les points précis que vous avez listés auparavant. C’est à ce moment là que vous allez découvrir – preuve à l’appui – si le programme est adapté à la gestion de votre commerce. C’est aussi au cours de la démonstration que vous pourrez jauger de la proximité de votre prestataire, sachant qu’il faut entendre par là, proximité avec votre métier et vos attentes. Car la proximité régionale, si elle peut avoir un côté rassurant du point de vue psychologique, ne garantit pas du tout la connaissance métier du revendeur informatique. Or, vous avez besoin « d’un expert » et votre logiciel comme votre prestataire doivent être parfaitement formés aux spécificités de la gestion des commerces de certains métiers comme ceux de la mode. Votre futur partenaire ne sera probablement pas installé dans votre région, mais il pourra vous faire une démonstration en ligne et même des sessions d’e-formation directement sur votre écran et donc souvent plus performantes qu’un cour magistral.

Ayez toujours à l’esprit que vous allez travailler à l’année avec une société de services informatiques qui devra vous prodiguer des conseils lorsque vous allez lancer des opérations marketing, sera à vos côtés pendant les inventaires et devra assurer un service hotline de qualité. L’assistance et l’aide à l’utilisation du logiciel est primordiale, tandis que les pannes de matériels sont désormais bien rares. Du reste il n’est pas difficile de trouver « un informaticien de quartier » pour réparer un disque dur, voire de souscrire lors de la vente, une garantie sur site de 3 ans. Enfin, n’envisagez pas l’acquisition d’un progiciel comme un problème ou comme une action que l’on peut reporter d’année en année. Un bon système de gestion offre au contraire des solutions bien concrètes, en optimisant le stock, ce qui va mécaniquement améliorer la marge et la trésorerie, ou dans la conduite des opérations marketing, ce qui va permettre une augmentation significative des ventes. Surtout, il va vous faciliter la vie, on ne compte plus les témoignages de détaillants, qui pour certains étaient plus que sceptiques et qui aujourd’hui ne pourraient plus se passer de leur logiciel paramétré selon la configuration de leur(s) magasin(s).

Conserver ses données ou passer en « cloud computing » ?

Depuis les débuts de l’informatique, les logiciels ont toujours été installés directement sur les ordinateurs. Avec l’avènement d’internet en illimité, certains développeurs ont mis en ligne des logiciels en « cloud computing« , c’est à dire qu’ils ne sont plus intégrés au PC et plus précisément au terminal point de vente situé dans le commerce, pour les logiciels métiers. Les logiciels sont logés dans d’immenses Datacenter déportés, appelés aussi « fermes de serveurs » et situés en France ou à l’étranger. L’avantage c’est que vous pouvez y accéder de chez vous ou à partir de plusieurs magasins sans avoir de réseau informatique et de sauvegarde à gérer. L’inconvénient, c’est qu’en cas de panne d’internet vous n’avez plus accès – en partie ou totalement – à votre logiciel.

Mais surtout vous ne conservez plus vous-même vos données, elles se retrouvent « dans les nuages », sur un serveur informatique pouvant se trouver à des milliers de km de chez vous, avec un risque de piratage, comme plusieurs entreprises en ont été victimes dernièrement. Vous n’avez donc plus aucun contrôle sur le stockage de vos données. Une prise de risque qui nous semble inutile, d’autant qu’avec « un réseau informatique classique » vous pouvez piloter facilement, y compris de votre domicile, la gestion de plusieurs magasins. Nous conseillons d’opter pour un logiciel sur un disque dur, car il est toujours préférable de conserver en interne des données aussi précieuses que toutes les informations de votre entreprise : fichiers clients, correspondances e-mails, fournisseurs, RIB, taux de marge….

Solutions Boutiques, la référence dans les logiciels de gestion et d’encaissements

Depuis maintenant près de 30 ans, nous équipons informatiquement les commerçants indépendants, et ce dans de multiples secteurs d’activité (mode, e-cigarette, fleuriste, alimentation…). Notre connaissance des différents métiers nous a permis de développer au fil des années des solutions sur mesure en fonction de votre activité et de vos besoins.

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